Facturare, e-Factura și SPV, explicate simplu

Ai primul client și vrei să-ți iei banii. Ca să faci asta legal, ai nevoie de o factură. Iar în România, aproape orice factură trebuie trimisă și la stat, printr-un sistem numit e-Factura. Sună complicat, dar ideea de bază e simplă.

Pe scurt

• Factura e documentul prin care ceri bani pentru ce ai vândut.
• e-Factura e sistemul prin care trimiți factura la ANAF, în format electronic.
• SPV este „contul tău online” la ANAF, prin care primești și trimiți documente.
• Din 2026, ai 5 zile lucrătoare de la emitere ca să trimiți factura în e-Factura.

Ce este o factură

Factura spune cine vinde, cine cumpără, ce s-a vândut, la ce preț și când. Trebuie să aibă câteva lucruri obligatorii: datele firmei tale (nume, CUI, adresă), datele clientului, un număr unic și data emiterii, produsele sau serviciile, prețurile și totalul.

Numerele facturilor merg în ordine, fără goluri. Dacă ai emis factura 12, următoarea e 13. De aceea e bine să folosești un program de facturare, nu un document Word.

Ce este e-Factura

RO e-Factura este sistemul ANAF prin care facturile circulă electronic. Tu creezi factura în programul tău de facturare, iar programul o trimite automat la ANAF, într-un format special (un fișier XML, pe care nu trebuie să-l înțelegi tu). ANAF o verifică, îi pune un fel de „ștampilă” electronică și o face disponibilă clientului.

Cele mai multe programe de facturare pentru firme mici fac asta singure. Tu doar apeși „emite”.

Când trebuie să o folosești

• B2B, adică vânzări către alte firme din România: factura trebuie trimisă prin e-Factura. Este obligatoriu de câțiva ani.
• B2C, adică vânzări către persoane fizice: din 2025, și facturile emise către persoane fizice trebuie trimise prin e-Factura.

Dacă vinzi prin magazin și dai bon fiscal de la casa de marcat, iar clientul nu îți cere factură, de regulă nu emiți factură. Regulile pentru cazuri speciale (de exemplu, clienți persoane fizice care au și o activitate pe cont propriu) s-au schimbat în 2026, așa că întreabă contabilul dacă ai astfel de clienți.

Termenul: 5 zile lucrătoare

Din 1 ianuarie 2026, factura trebuie trimisă în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Zilele lucrătoare înseamnă că nu se pun la socoteală weekendurile și sărbătorile legale. De exemplu, o factură emisă vineri se trimite cel târziu vinerea următoare.

Cel mai simplu e să nu aștepți deloc: emite și trimite factura în aceeași zi. Așa nu uiți niciodată.

Ce amenzi riști

Dacă nu trimiți factura la timp, riști amendă. Pentru firmele mici, amenda pentru întârziere este, conform legii, între 1.000 și 2.500 de lei. La firmele mijlocii și mari, sumele sunt mai mari.

Mai grav e dacă nu trimiți deloc o factură către altă firmă (B2B). În acest caz, amenda poate fi de 15% din valoarea facturii. Iar firma care primește o factură pe altă cale decât e-Factura și o înregistrează în contabilitate poate primi și ea aceeași amendă.

Legea a fost modificată de mai multe ori în ultimii ani, așa că verifică regulile actuale cu contabilul tău sau pe anaf.ro.

Ce este SPV

SPV înseamnă Spațiul Privat Virtual. Este contul online al firmei tale la ANAF. Prin SPV:

• vezi facturile primite de la furnizori prin e-Factura;
• vezi mesajele și răspunsurile de la ANAF;
• primești notificări și documente oficiale;
• depui unele cereri, fără să mergi la ghișeu.

Ca să intri în SPV ca firmă, de regulă ai nevoie de un certificat digital calificat. Este o semnătură electronică, pe un stick USB sau în cloud, pe care o cumperi de la un furnizor autorizat. Costă, de obicei, câteva sute de lei pe an. Înregistrarea se face pe anaf.ro, la secțiunea dedicată SPV.

Mulți antreprenori îi dau contabilului acces sau îl lasă pe el să se ocupe de SPV. E în regulă, dar e bine să intri și tu din când în când. Acolo vezi primul dacă ANAF ți-a trimis ceva important.

Cum arată o zi normală de facturare

1. Termini lucrarea sau livrezi produsul.
2. Emiți factura din programul de facturare.
3. Programul o trimite automat în e-Factura.
4. Verifici că factura a fost validată (programul îți arată starea).
5. Trimiți și clientului factura, pe email, ca să știe ce are de plătit.

Dacă factura apare cu eroare, nu a fost acceptată. O corectezi și o retrimiți, tot în termen.

Greșeli frecvente

• Să crezi că e suficient să trimiți factura PDF pe email clientului.
• Să lași facturile „pentru sfârșitul lunii”.
• Să nu verifici dacă factura a fost validată sau respinsă.
• Să nu intri niciodată în SPV.

Ce faci acum

1. Alege un program de facturare care trimite automat facturile în e-Factura.
2. Cumpără un certificat digital calificat și înregistrează firma în SPV.
3. Emite și trimite facturile în aceeași zi, ca să nu ratezi termenul de 5 zile lucrătoare.
4. Verifică săptămânal starea facturilor și mesajele din SPV.
5. Întreabă contabilul cum se aplică regulile în cazul tău, mai ales dacă vinzi către persoane fizice.

Informațiile sunt actualizate la 20 octombrie 2026, pe baza modificărilor intrate în vigoare la 1 ianuarie 2026. Regulile e-Factura se schimbă des. Verifică întotdeauna informațiile oficiale pe anaf.ro sau cu un contabil.